Jede Menge Innovationen bei ARKM

In den letzten Wochen werden es einige von meinen Freunden gemerkt haben: Ich war sehr beschäftigt. Entsprechend auch  von mir wenige Veröffentlichungen auf unseren Internetseiten. Auch mein persönlicher Blog kam etwa zu kurz. Heute möchte ich euch ein paar Einblicke in meine Aktivitäten geben … zahlreiche Innovationen wurden geschaffen.

Neues Kundenportal für Buchhaltungsbelege

Alle Firmen wurden rückwirkend zum 1. Januar 2021 auf “Lexoffice” umgestellt. Die Umstellung erfolgte auf der einen Seite, weil wir endgültig unsere Finanzbuchhaltung in die Cloud verlagern wollten und den bisherigen Windows-Server mittelfristig endlich los werden wollen. Aufgrund der Mandantfähigkeit kann nun jeder Mitarbeiter, egal wo er arbeitet (Stichwort “Homeoffice”), selber Vorkassen-Rechnungen für Neukunden erstellen, und auch dann den Zahlungseingang überwachen. Im Hintergrund arbeitet nun eine Künstliche-Intelligenz (KI) und kümmert sich um die Zahlungseingänge, die bereits nach ein paar Wochen schon sehr zuverlässig alles voll automatisch verbucht. Ein weiterer Grund war die bessere Transparenz für unsere Kunden. Jeder Kunde kann nun mit seiner individuellen Kundennummer und seiner PLZ auf alle Belege online zugreifen. Wenn ein Beleg fehlt, ist kein Kontakt mit uns mehr notwendig. Noch besser ist, dass nun sämtliches Belegwesen zu 100% digital verwaltet wird.

Wir sparen mit der Umstellung sehr viel Toner, Tinenpatronen und vor allem Papier ein. Auch das Thema Porto fällt weg, weil wir zu 99% die Rechnungen nun per eMail digital verschicken. Das ist gut für die Umwelt (Ökologie und Ökonomie!) und auch für unsere Effizienz. Auch die regelmäßigen Abo-Rechnungen werden nun vollkommen autonom von der “KI” geschrieben und der Zahlungseingang überwacht. Die eingesparte Zeit werden wir nun lieber in die Herstellung von Webinaren und Kundensupport stecken.

Agenturkalender für schnelle Termine mit mir

“Herr Rüsche, schicken Sie mir bitte zwei bis drei Terminvorschläge!” – Dieser Satz am Telefon oder per eMail sorgte immer dazu, dass ich Termine in meinem Kalender blockieren und diese dem Kunden mitteilen musste. Nach 1-2 Tagen erhielt ich dann eine Terminbestimmung und konnte die anderen Termine wieder löschen. Wenn dann auch noch vom Kunden eine Terminverschiebung reinkam, dann fing das ganze Thema wieder von vorne an.

Eine digitale Lösung musste her! – Ein digitales Selbstbuchungstool mit Koppelung an meinem persönlichen Terminkalender war dann die Lösung. Alle Websites (ARKM / SOR / RUESCHE) greifen nun auf diesen neuen Agenturkalender zu. Der Kunde sucht sich nun einfach im Agenturkalender einen freien Termin raus und klickt diesen an. Dort muss er nun im zweiten Schritt nur noch seinen Namen und seine Mailadresse hinterlegen. Der Kunde erhält dann in Echtzeit eine Mailbestätigung. In dieser Mail stehen dann die Zugangsdaten zur Zoom Konferenz und eine verfügbare Telefonnummer. Der Kunde kann dann selber entscheiden, wie er sich mit mir unterhalten will. Was auch noch gut ist: Sollte ihm/ihr etwas dazwischen kommen, dann kann er/sie einfach den in der Mail hinterlegten Verlinkung klicken und seinen/ihr Termin ganz unkompliziert umbuchen.

ARKM.cloud – Datenspeicher und Zoom-/Webinar Alternative

Seit Ostern 2021 hat unsere bisherige ARKM.cloud eine riesige Funktionserweiterung erhalten. Es ist nun kein reiner Datenspeicher mehr, sondern auch eine richtige Mediencloud geworden. In Zukunft werden wir unsere digitalen Kundenmeetings in/auf dieser ARKM.cloud stattfinden lassen. Die Kunden brauchen dann nur lediglich Zugangsdaten und keinerlei Fremdsoftware mehr auf ihrem Computer. Zusätzlich können wir auch unsere Webinare in der Cloud abspielen. Aktuell produzieren wir im Bergneustädter Büro zahlreiche Whitepaper und Webinare zu unseren Kern-Qualifikationen. Unsere Kunden erhalten hierzu in Kürze einen speziellen Newsletter. Für unsere Kunden und ihre Mitarbeiter sind sämtliche Webinare kostenlos. Das ist unser Service-Gedanken, den wir leben bei ARKM. Es spielt auch keine Rolle, in welchem Bereich jemand Kunde ist. Die Datenschutz-Kunden haben ebenso Zugriff auf die Weiterbildungen im Bereich Online-Marketing.

Die ARKM.cloud ist nun von unserem Büro-Server in der Enneststraße ins Frankfurter Rechenzentrum vom ARKM Technologie umgezogen. Damit ist die verfügbare Bandbreite auf 10 GBit/s massiv gestiegen und auch der verfügbare Arbeitsspeicher ist auf dem neuen Serversystem um den Faktor 100 gestiegen. Das merken nun unsere Kunden, bei der Reaktionsgeschwindigkeit beim Abruf ihrer Datenschutz-Dokumentationen.

Aber es geht weiter …

Natürlich entwickeln wir uns bei ARKM stets weiter. In den nächsten Monaten werden aber nun eher Kundenprojekte und die Kundenweiterbildung im Vordergrund stehen. Ich bin sehr dankbar, dass ich so ein flexibles Team habe, dass diese ständigen Verbesserungen/Veränderungen mitträgt. Anpassung und Digitalisierung sind halt die Pflicht der Stunde – gerade in Zeiten von Corona!